Navodila projektnim partnerjem v programu Srednja Evropa - Central Europe

1. Poročanje

Projektni partnerji poročajo dvakrat letno oziroma na ravni 6-mesečnega obdobja, upoštevajoč začetek in konec obdobja, kot je navedeno v Pogodbi o sofinanciranju (Subsidy Contract) in potrjenem Prijavnem obrazcu (Application Form).
Projektni partner lahko za posamezno poročevalsko obdobje odda v kontrolo poročilo prvostopenjskemu kontrolorju v več delih (npr. vsake tri mesece), medtem ko lahko kontrolor izda za navedeno obdobje le en certifikat.

2. Katere dokumente predloži projektni partner ob prvi in nadaljnji kontroli

Ob prvi kontroli je projektni partner dolžan predložiti:
- kopijo Pogodbe o sofinanciranju (Subsidy Contract),
- kopijo Pogodbe sklenjene med projektnimi partnerji (Partnership Agreement),
- kopijo potrjenega Prijavnega obrazca (Application Form),
- izjavo projektnega partnerja (izjavo se predloži na začetku in ob vsaki nadaljnji spremembi),
- Izjavo o državnih pomočeh,
- obrazec o sofinanciranju,
- kopijo pogodb o zaposlitvi,
- poročilo o aktivnostih in finančno poročilo (priporočljiva je uporaba predloženih obrazcev) za posamezno poročevalsko obdobje skupaj z ostalimi dokumenti (obračun stroškov dela in časovnice, računi, naročilnice, pogodbe, dokazila o postopkih javnega naročanja, dokazila o plačilu stroškov…).


Ob vsakem nadaljnjem poročanju pa projektni partner predloži:
- Vsakokratne spremembe pogodb, predloženih pri prvem poročanju,
- Izjavo projektnega partnerja,
- poročilo o aktivnostih in finančno poročilo (priporočljiva je uporaba predloženih obrazcev) za posamezno poročevalsko obdobje skupaj z ostalimi dokumenti (obračun stroškov dela in časovnice, računi, naročilnice, pogodbe, dokazila o postopkih javnega naročanja, dokazila o plačilu stroškov…).

Vsi navedeni obrazci so na voljo tukaj.

3. Kako predložiti finančno poročilo

Projektni partner ima možnost izbire, da predloži finančno poročilo na lastnih izdelanih obrazcih ali na obrazcih, ki jih je v pomoč pripravila prvostopenjska kontrola v okviru Ministrstva za okolje in prostor.

V kolikor partner odda finančno poročilo na lastnih oblikovanih obrazcih, morajo le-ti vsebovati podatke, iz katerih bo jasno razvidno, da je prejemnik blaga ali storitev projektni partner, za katere vrste stroškov gre, kakšen je namen, znesek, postopek izbire (v skladu z načeli javnega naročanja) in predložiti temu ustrezne dokumente (račune, naročilnice, dokazila o plačilu, postopkih izbire…).


4. Stroški dela

Obvezne priloge:
- podpisana in žigosana izjava o imenovanju za delo na projektu (ob prvem poročanju in ob vsaki spremembi);
- kopije pogodb o zaposlitvi (ob prvem poročanju in ob vsaki spremembi, za vsakega delavca, ki sodeluje na projektu);
- kopije obračunskih listov plač delavca na projektu ter dokazilo o izplačilu (znesek na dokazilu naj bo označen);
- REK-1 obrazci, iz katerih so razvidne obveznosti delodajalca, ter dokazilo o plačilu obveznosti, ki so obračunane na REK-1 obrazcih (znesek na dokazilu naj bo označen);
- mesečne časovnice ''Monthly time sheets'' tako za tiste, ki so dodeljeni 100% na projekt, kot za tiste, ki delajo na projektu v določenem deležu; časovnica mora biti podpisana s strani zaposlenega in s strani odgovorne osebe;
- podpisan in žigosan obrazec za izračun urne postavke (BL-1 ''Staff cost calculation sheet'' za poročevalsko obdobje);
- prikaz upravičenih stroškov po delovnih paketih (WP) v sklopu finančnega poročila za poročanje prvostopenjski kontroli (BL Obrazci).

Obračun stroškov dela 

- 100% delo na projektu:

Za zaposlene, ki delajo na projektu polni delovni čas, je do sofinanciranja upravičen celotni del izdatka za delo, ki vsebuje bruto (BTO1), prispevke delodajalca, prehrano med delom, prevoz na delo in drugo (zakonsko določeno kolektivno dodatno pokojninsko zavarovanje za javne uslužbence).

Odsotnost z dela zaradi bolezni ali druga odsotnost z dela zaposlenega se lahko vključi v osnovo za izračun urne postavke, če je v breme delodajalca.

- Delo na projektu v določenem deležu:

Do sofinanciranja so upravičeni izdatki za delo samo za opravljene projektne ure. Opravljene projektne ure so tiste ure, ki jih zaposleni na projektu opravi za potrebe projekta.  V preračunu urne postavke se upošteva bruto (BTO1), prispevki delodajalca, prehrana med delom, prevoz na delo, drugo (zakonsko določeno kolektivno dodatno pokojninsko zavarovanje za javne uslužbence).

Odsotnost z dela zaradi bolezni ali druga odsotnost z dela zaposlenega se lahko vključi v osnovo za izračun urne postavke, če je v breme delodajalca.

Izračun upravičenih stroškov dela temelji na povprečni urni postavki za celotno poročevalsko obdobje (upoštevati mesece za katere je bila plača tudi izplačana v pročevalskem obdobju), in sicer na predpisanem obrazcu ''Staff cost calculation sheet''. Pri izračunu urne postavke je potrebno upoštevati vse mesece, torej tudi mesece, ko zaposleni ne dela na projektu.

Upravičen strošek dela se izračuna tako, da se urna postavka pomnoži z opravljenimi projektnimi urami. V primeru upravičenih nadur se število opravljenih ur rednega dela oziroma mesečnega fonda ur poveča za število nadur.

Obračun stroškov dela – izračun urne postavke za poročevalsko obdobje:

          upravičeni izdatki za delo,
          osnova za izračun urne postavke
          (vsota za poročevalsko obdobje)
=--------------------------------------------------- x   projektne ure          
          število ur rednega dela*                           (vsota za poročevalsko obdobje)
          (vsota za poročevalsko obdobje) 

*Število ur rednega dela (total working hours) pomeni, število vseh ur opravljenih v mesecu brez dopusta, praznikov in boleznine (ki so breme delodajalca).

- Regres

Regres se lahko uveljavlja v poročilu za posameznega zaposlenega, če je izdatek nastal v času trajanja obdobja poročanja. V primeru, da obdobje poročanja zajema čas, v katerem regres še ni bil izplačan, se regres upošteva v naslednjem poročilu.

Strošek regresa v izračunu urne postavke lahko projektni partner uveljavljajo višini 1/12 bruto zneska regresa mesečno.

V primeru, da zaposlen dela 100% na projektu, se lahko regres uveljavlja v celotnem znesku v tistem poročilu, v katerem je bil izplačan.

Obvezne priloge: 
- obračun regresa (če je obračun regresa zajet v plačilni listi, se predloži plačilna lista); 
- REK-1 obrazec; 
- dokazilo o plačilu regresa, davkov in prispevkov; (znesek na dokazilu naj bo označen).


5. Javna naročila

Pravila o javnem naročanju veljajo za vse partnerje, tudi zasebne.
Pri uveljavljanju stroškov, ki se nanašajo na izbiro določenega izvajalca storitev ali blaga, je potrebno upoštevati Zakon o javnih naročilih (ZJN-2) s spremembami (ZJN-2A) ter morebitna interna navodila o oddaji javnih naročil male vrednosti. Kot neobvezujočo pomoč pri izvajanju postopkov javnih naročil projektni partner lahko uporablja dokument "Pravila javnega naročanja"- opomba* trenutno so v pripravi.


6. Rok za pregled poročila

Prvostopenjska kontrola ima v skladu z veljavnimi predpisi na voljo 3-mesečni rok za pregled poročila in potrjevanje stroškov projektnega partnerja. Izjema je program Srednja Evropa, kjer velja 2-mesečni rok. V obeh primerih začnejo teči roki z datumom, ko je prvostopenjska kontrola prejela popolno in pravilno poročilo z ustreznimi prilogami, v nasprotnem primeru se rok temu primerno podaljša.

7. Investicije

Investicije so upravičene le v primeru, da so povezane s pilotnimi aktivnostmi, ki se bodo izvajale skozi projekt.
Transnacionalni programi niso namenjeni investiranju, če pa do malih investicij že pride morajo le-te izpolnjevati več pogojev, med katerimi je na prvem mestu transnacionalna vrednost (»zakaj si vašo pilotno investicijo želijo drugi partnerji v projektu«),
Več o investicijah najdete v Central Europe Programme Application Manual Second call:
- poglavje 2.1.4. (Types of Action);
- poglavje 4.3.2., točka 8 (Investments)

8. Ločeno vodenje računovodskih evidenc

Partner je dolžan v skladu s Pogodbo o sofinanciranju (Subsidy Contract) in Partnersko pogodbo (Partnership Agreement, Obligations of the PP), za potrebe projekta voditi ločene računovodske evidence o stroških in denarnih nakazilih, ki se nanašajo na projekt.

 9. Podrobnejša navodila za izvajnje in poročanje
Povezava na ustrezni del spletne strani programa Srednja Evropa