1. Poročanje
Projektni partnerji poročajo dvakrat letno oziroma na ravni 6-mesečnega obdobja, upoštevajoč začetek in konec obdobja, kot je navedeno v potrjeni Prijavnici (Application Form).
Projektni partner lahko za posamezno poročevalsko obdobje odda v kontrolo poročilo prvostopenjskemu kontrolorju v več delih (npr. vsake tri mesece), medtem ko lahko kontrolor izda za navedeno obdobje le en certifikat.
Roki pričnejo teči z datumom, ko je kontrola prejela pravilno in popolno vsebinsko in finančno poročilo z ustreznimi prilogami, v nasprotnem primeru se rok podaljša.
Zadnje poročilo mora biti predloženo s strani vodilnega partnerja JTS v roku 3-mesecev po datumu zaključka projekta, skupaj z zadnjim zahtevkom za sofinanciranje in zadnjim vsebinskim poročilom (če se projekt konča več kot 2-meseca po zaključku dejanskega obdobja, mora partner predložiti dodatno končno poročilo).

2. Katere dokumente predloži projektni partner ob prvi in nadaljnji kontroli
Ob prvi kontroli je projektni partner dolžan predložiti poleg stroškov in aktivnosti prvega obdobja tudi aktivnosti in stroške pripravljalnega obdobja.

Ob prvi kontroli mora projektni partner predložiti naslednje dokumente:
- kopijo Pogodbe o sofinanciranju (Subsidy Contract),
- kopijo Pogodbe sklenjene med projektnimi partnerji (Partnership Agreement),
- kopijo potrjenega Prijavnega obrazca (Application Form),
- izjavo projektnega partnerja (izjavo se predloži na začetku in ob vsaki nadaljnji spremembi),
- Izjavo o državnih pomočeh,
- obrazec o sofinanciranju,
- kopijo pogodb o zaposlitvi,
- vsebinsko in finančno poročilo (priporočljiva je uporaba predloženih obrazcev) za posamezno poročevalsko obdobje skupaj z ostalimi dokumenti (obračun stroškov dela in časovnice, računi, naročilnice, pogodbe, dokazila o postopkih javnega naročanja, dokazila o plačilu stroškov…).

Ob vsakem nadaljnjem poročanju pa projektni partner predloži:
- Vsakokratne spremembe pogodb, predloženih pri prvem poročanju,
- Izjavo projektnega partnerja,
- vsebinsko in finančno poročilo (priporočljiva je uporaba predloženih obrazcev) za posamezno poročevalsko obdobje skupaj z ostalimi dokumenti (obračun stroškov dela in časovnice, računi, naročilnice, pogodbe, dokazila o postopkih javnega naročanja, dokazila o plačilu stroškov…).
Navedeni obrazci so na voljo tukaj.

3. Kako predložiti finančno poročilo
Projektni partner predloži finančno poročilo na obrazcih, ki jih je v pomoč pripravila prvostopenjska kontrola v okviru Ministrstva za okolje in prostor. Jezik poročanja je angleški. 


4. Upravičeni stroški
Stroški oziroma izdatki morajo biti evidentirani v poslovnih knjigah in davčnih listinah projektnih partnerjev ter so razpoznavni, preverljivi in jih spremljajo originalna dokazila (listine). Upravičeni so le stroški, nastali znotraj območja programa, to je iz 16 držav z območja (glej SEE Operational Pogramme, december 2007, str. 150).
Stroški so upravičeni do sofinanciranja od datuma odobritve projekta do datuma zaključka, navedenega v zadnji potrjeni Prijavnici (Aplication Form).
Za upravičene stroške oziroma izdatke se štejejo vsi tisti, za katere partner ni prejel drugih javnih sredstev (preprečitev dvojnega financiranja) in so povezani izključno z izvedbo projekta.

Ob prvi kontroli je projektni partner dolžan v kontrolo poleg stroškov in aktivnosti prvega obdobja predložiti tudi aktivnosti in stroške pripravljalnega obdobja.

Pripravljalni stroški so tisti upravičeni stroški, ki:
- so bili planirani in vključeni v potrjeni Prijavnici (Aplication Form),
- so povezani z izvajanjem projekta,
- ne presegajo 2% vseh planiranih stroškov in planiranega proračuna pripravljalnih stroškov,
- so nastali po 1.januarju 2007 in pred datumom uradnega začetka projekta iz potrjene Prijavnice (Aplication Form),
- so plačani do konca prvega poročevalskega obdobja (31.08.2009).

Za upravičene pripravljalne stroške štejejo:
- stroški dela in/ali zunanjih izvajalcev pripravljalnih in prijavnih dokumentov,
- stroški skupnih partnerskih sestankov za namene projekta,
- potni stroški skupnih srečanj, vključno s pripravljalnim sestankom z vodilnim partnerjem,
- stroški študij, analiz in raziskav za aktivnosti, ki se bodo izvajale v okviru projekta.

   4.1. Stroški dela
Stroški dela so v okviru projekta upravičeni le za osebe, ki so direktno zaposlene pri projektnem/vodilnem partnerju in imajo z delodajalcem sklenjeno pogodbo o zaposlitvi v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih s spremembami. Zaposleni lahko delajo na projektu v polnem delovnem času (100%) ali delno (v določenem odstotku).
Če partnerjeva organizacija nima primernega osebja za izvajanje aktivnosti projekta, lahko najame zunanje izvajalce. Tako nastale stroške lahko partner uveljavi le med stroški zunanjih izvajalcev in ne med stroški dela.

Obračun stroškov dela:
= mesečna bruto plača s prispevki in davki, s stroški prevoza in prehrane x delež dejanskega števila delovnih ur na projektu

Obračun mora temeljiti na mesečnih, realnih in ne povprečnih podatkih. Podlaga za obračun je dejanska plačilna lista. Nagrade, ugodnosti in boleznina v breme ZZZS niso upravičen strošek.
Nadure so upravičene le, če so nastale zaradi projekta in so bile dejansko izplačane (prikazane tudi na časovnici).
Regres se upraviči v višini 1/12 bruto zneska za vsak mesec, ko je zaposleni dejansko delal na projektu, korigirano s številom ur dela na projektu.

Dokumenti, povezani s stroški dela, ki jih mora partner predložiti prvostopenjski kontroli:
• kopije pogodb o zaposlitvi za vse sodelujoče na projektu,
• sklep predstojnika o imenovanju v delovno skupino, seznam vseh zaposlenih, ki bodo sodelovali na projektu (naziv, funkcija na projektu - vodja projekta, administrativno osebje, tehnično-strokovno osebje), odstotek dela (%) na projektu ter čas trajanja zaposlitve na projektu,
• seznam nalog in dela, ki jih bo posameznik opravljal v okviru projekta, podpisan in žigosan s strani odgovorne osebe,
• kopije plačilnih list,
• prikaz izračunane urne postavke s podpisom in žigom delavca in odgovorne osebe,
• podpisane in žigosane časovnice tako s strani delavca kot tudi direktorja,
• dokazila o nakazilu plač (kopija izpiska transakcijskega računa).

5. Javna naročila
Pravila o javnem naročanju veljajo za vse partnerje, tudi zasebne.
Pri uveljavljanju stroškov, ki se nanašajo na izbiro določenega izvajalca storitev ali blaga, je potrebno upoštevati Zakon o javnih naročilih (ZJN-2) s spremembami (ZJN-2A) ter interna navodila o oddaji javnih naročil male vrednosti.

6. Rok za pregled poročila
Prvostopenjska kontrola ima v skladu z veljavnimi predpisi na voljo 3-mesečni rok za pregled vsebinskega in finančnega poročila in potrjevanje stroškov projektnega partnerja. Izjema je program Jugovzhodna Evropa, kjer velja 2-mesečni rok. V obeh primerih začnejo teči roki z datumom, ko je kontrola prejela popolno in pravilno poročilo z ustreznimi prilogami, v nasprotnem primeru se rok temu primerno podaljša.

7. Investicije
Investicije so upravičene le v primeru, da so povezane s pilotnimi aktivnostmi, ki se bodo izvajale v projektu.
Transnacionalni programi niso namenjeni investiranju, če pa do malih investicij že pride morajo le-te izpolnjevati več pogojev, med katerimi je na prvem mestu transnacionalna vrednost (»zakaj si vašo pilotno investicijo želijo drugi partnerji v projektu«).

8. Ločeno vodenje računovodskih evidenc
Projektni partner je dolžan v skladu s Pogodbo o sofinanciranju (Subsidy Contract) in Partnersko pogodbo (Partnership Agreement) za potrebe projekta voditi ločene računovodske evidence o stroških in denarnih nakazilih, ki se nanašajo na projekt.

9. Dodatna navodila za izvajanje in poročanje